伊日·菲利普 商业讯息： 目前市场上的小型企业管理系统供应范围非常广泛。同时，选择正确的软件是一个非常重要的决定。毕竟，您不想在几周内发现自己做出了不合适的选择，切换到另一个应用程序并从头开始培训整个团队。那么，您如何驾驭拥挤的市场并选择能够与您一起成长同时跟上最新趋势的软件呢？
查看我们关于如何为您的业务选择最佳系统以及信息软件应满足哪些要求的提示。
为什么要使用小型企业管理系统？
企业应该使用企业软件的原因有很多。不仅是大公司，在整个公司和所有团队中维护组织是理所当然的事情。而且对于小公司来说，这样的业务管理工具可以成为改进公司流程的强大工具。 从长远来看，这会提高公司的竞争力和成功.
也许您的公司已经使用了一些工具...一个用于开具发票，一个用于通信，您在 Excel 中管理现金流，在另一个 Excel 中您有客户列表、日历、报表以及纸质的其余部分。如果此解决方案对您来说有点混乱，那么请寻找一个更全面的系统，可以在一个地方满足您的大部分业务管理需求。
即使是小公司也应该实施公司管理制度的主要原因：
- 提高效率和生产力： 有效的 企业信息系统 实现流程自动化，减少手动数据输入或复制过程中的错误，并节省大量时间。这可以提高员工的效率和生产力，并提高公司绩效。
- 更好的时间管理： 业务管理系统可以更轻松地计划和组织时间、任务和项目，让员工更加专注于工作并减轻压力。
- 更高效的信息共享和管理：管理信息系统有助于管理数据和信息，并使不同部门和员工之间更好地访问和共享数据。这可以改善员工之间的协作，而且您可以将所有重要文档集中在一个地方，这意味着不再需要疯狂地搜索文件。
- 更准确、更快速的决策： 公司的管理系统提供有关公司项目和活动状态的实时信息，从而实现更快、更明智的决策。
- 降低成本：小型企业的信息系统可以更好地规划和控制收入和支出，并有助于确定可以降低成本的领域。
在公司管理系统中需要寻找哪些功能？
自动化
业务管理系统应允许重复流程或简单活动的自动化，以最大限度地减少重复任务上的错误和时间浪费。自动化可以 例如，包括定期发票、付款提醒、自动电子邮件发送、报告生成 或从模板创建任务或项目。这样可以减轻员工的负担，减少错误，提高工作效率。
云数据存储
使用云数据存储可以使公司内部的数据共享更加简单、安全，一切都清晰在一处。它还允许随时随地访问数据，从而提高工作效率并实现信息的快速交换。例如，云数据存储也将受到团队成员在家庭办公室工作的所有公司的青睐。
任务管理
业务管理软件应该能够轻松跟踪和管理任务及其截止日期。例如，这可能包括安排和分配任务、跟踪任务完成状态以及提醒您待处理的任务。得益于此，团队成员可以 更有效地分配工作、监控工作量并按时完成所有分配的任务.
项目管理
公司的管理体系应能够实现有效的项目管理，包括项目进度的规划、协调和监控。例如，这包括预算规划、项目的效率和盈利能力。这样的系统可以让公司更好地管理其项目并取得更好的成果和利润。
理想情况下，所选工具应提供多种项目图形表示选项，例如看板、甘特图或表格概述，以清晰地可视化项目、预算、任务分配、状态和进度。
客户关系管理
商业软件还应包括客户关系管理（CRM）工具。这使公司能够更有效地与客户沟通并更好地管理他们的需求。
如果系统允许您在单一业务管理平台内将 CRM 与其他流程（例如项目管理、发票、合同管理或现金流规划）结合起来，您就可以从 360° 的角度了解您的客户。
员工工作量管理
员工工作量管理功能将帮助您更有效地在各个团队成员之间分配工作，从而实现最佳工作量。公司信息系统应能够对时间和任务进行规划，公平分配时间和任务，并根据员工的能力和工作绩效分配适当的负荷。同时，应该 系统能够监控负载 如有必要，提供合适的解决方案，例如重新分配任务或增加给定团队中的员工数量。它 将提高生产力和员工满意度，这有助于公司的长期成功。
为小型企业选择最佳软件的技巧
选择小型企业软件时，确定您的需求并考虑您的预算非常重要。
还要考虑软件的实施和使用的难易程度、与其他系统和软件集成的能力、移动应用程序以及功能的复杂性。
1. 确定您的需求：
在开始寻找合适的软件之前，请考虑管理业务需要哪些功能和特性。
请记住，某些软件为某些行业提供专门的功能，而另一些软件则是通用的，可以适应不同行业的需求。
2.软件安装和使用方便：
考虑一下您在企业中实施新软件的速度有多快以及使用起来有多容易。
寻找具有直观界面和易于设置的软件可以节省时间并最大限度地减少员工培训。理想情况下，该软件具有在线教程和培训视频，可以帮助您进行培训，或者提供咨询，您可以就公司中的系统实施进行咨询。
3、具有财务管理功能的解决方案：
具有财务管理功能的更先进的软件解决方案可以帮助小型企业跟踪和管理财务运营。这将为您提供当前和不久的将来的收入和支出或预算履行情况的概览。您可以预测未来几个月现金流的发展、项目的盈利能力以及公司不必要的资金流失的弱点。
4. 与其他系统和软件集成的可能性：
考虑您使用的其他软件以及新软件是否兼容并且可以轻松地与其他系统集成。因此，可访问的可编程接口 (API) 是关键。 Make 也是一个流行的集成平台，可实现高级集成和自动化。
寻找具有数据导入和导出功能的软件可以使您的工作更轻松并最大限度地减少手动数据输入。
5. 考虑您的预算：
选择软件时，请考虑您的预算，并尝试找到满足您的需求且适合您的企业负担得起的解决方案。
比较报价时要小心，并考虑附加功能是否值得更高的价格。免费试用版应该是理所当然的事情。
6. 移动应用程序包括：
移动版业务管理系统的可用性使您和您的员工能够随时随地保持联系并做出响应，无论当前位置和设备如何。在管理混合和远程团队及活动时，这一点尤其重要。
请记住，移动应用程序应该易于使用并且可在不同的操作系统上使用。
7. 全面的报表功能：
具有全面报告功能的软件解决方案可以帮助小型企业监控和分析您的业务绩效，监控您的活动、项目和营销活动的有效性，以便您能够灵活应对新出现的情况。
理想情况下，您公司的软件 将为您的财务业绩提供宝贵的见解、项目和任务的进展、员工的能力和利用率等等。此外，高级解决方案允许您创建自己的图形报告并设置数据聚合和排序的各种标准。
8、组件通讯功能：
寻找具有聊天工具或文件共享等通信功能的软件可以帮助企业有效管理内部通信。
此外，寻找可以与视频通话等其他通信工具集成的软件有助于轻松的团队协作。
已经选择了？
作为小企业主，我们有很多事情要处理，而且将所有事情整合在一起通常并不容易。用于管理业务的正确软件解决方案可以为您带来比竞争对手更大的优势。您会突然得到一个概览 - 订单和任务及其截止日期、客户及其与他们的沟通、现金流和各个团队成员的工作量。您将节省大量时间花在低附加值的重复性任务上。相反，您可以将精力集中在推动业务发展的创新和解决方案上。
作者：Caflou - 中小企业多合一管理系统
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